Databehandleraftale
Vores databehandlervilkår efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, offentliggjort i deres helhed. De fleste leverandører på dette område forlanger, at du underskriver en fortrolighedsaftale og deltager i et møde, før de viser dig dette. Læs det først, og beslut derefter, om du vil tale med os.
1. Parternes roller
Denne aftale gælder, hvor Parmetra behandler personoplysninger på vegne af en kunde. Kunden er dataansvarlig, og Parmetra er databehandler i den forstand, hvori udtrykkene er anvendt i databeskyttelsesforordningens artikel 4. Aftalen udgør en del af og er underlagt servicevilkårene. Er kunden selv databehandler for en tredjepart, handler Parmetra som underdatabehandler, og de samme vilkår gælder.
2. Genstand, varighed, karakter og formål
Parmetra behandler personoplysninger med henblik på at levere analyse af det kønsbestemte løngab, jobvurdering, gennemsigtighed om lønintervaller og håndtering af medarbejderes anmodninger om oplysninger i henhold til direktiv (EU) 2023/970. Behandlingen varer abonnementsperioden ud samt de efterfølgende sletteperioder.
3. Kategorier af registrerede og af personoplysninger
Registrerede: kundens medarbejdere, arbejdstagere og jobansøgere samt kundens egne administrative brugere. Personoplysninger: navne, arbejdsmailadresser, løn og supplerende bestanddele, arbejdstid og fuldtidsækvivalent, jobkategori og vurderingsscorer, køn, ansættelsens start- og slutdato, lønhistorik samt anmodninger om lønoplysninger og besvarelserne heraf.
4. Behandling efter dokumenteret instruks
Parmetra behandler kun personoplysninger efter kundens dokumenterede instruks, herunder for så vidt angår internationale overførsler, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret kræver andet; i så fald underretter Parmetra kunden inden behandlingen, medmindre den pågældende ret forbyder det. Servicevilkårene, denne aftale og kundens brug af produktets funktioner udgør tilsammen den fuldstændige dokumenterede instruks.
5. Fortrolighed
Parmetra sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed på passende vis, og at adgangen er begrænset til dem, der har brug for den for at levere tjenesten.
6. Sikkerhedsforanstaltninger (artikel 32)
Kryptering under transport og i hvile; afgrænsning pr. organisation, der håndhæves ved hver forespørgsel; rolleadskillelse på serversiden; forsegling af tredjeparts-legitimationsoplysninger med AES-256-GCM; en uforanderlig revisionslog over ændringer i medarbejderdata, rapporter og vurderinger; automatisk fjernelse af personoplysninger fra hændelser i fejlovervågningen; og skærmoptagelse slået fra i produktion. Foranstaltningerne revurderes i takt med, at tjenesten ændrer sig, og kan opdateres, forudsat at beskyttelsesniveauet ikke forringes.
7. Underdatabehandlere
Kunden giver generel skriftlig godkendelse til de underdatabehandlere, der er beskrevet i privatlivspolitikken, hvor hver enkelt er identificeret ved funktion. Parmetra fører en specificeret liste med navn på den juridiske enhed bag hver funktion og udleverer den i sin helhed og gratis til kunden efter anmodning via vores kontaktformular; den navngivne liste indgår i dokumentationen til denne aftale og er det, godkendelsen i dette afsnit knytter sig til. Parmetra varsler mindst 30 dage, før en underdatabehandler tilføjes eller udskiftes. Kunden kan gøre indsigelse på rimelige databeskyttelsesmæssige grunde; kan indsigelsen ikke løses, kan kunden opsige den berørte del af tjenesten uden omkostninger. Hver underdatabehandler er bundet af databeskyttelsesforpligtelser svarende til disse, og Parmetra er fortsat fuldt ansvarlig for sine underdatabehandleres opfyldelse af dem.
| Leverandør | Formål | Placering | Overførselsgrundlag |
|---|---|---|---|
| Databasehosting | Primær applikationsdatabase: alle medarbejder- og organisationsdata | Frankfurt, Tyskland (EU) | Ikke relevant: data forbliver i EØS |
| Applikationshosting og indholdslevering | Kører applikationen og leverer den til din browser | Frankfurt-regionen (EU); udbyderen er etableret i USA | EU's standardkontraktbestemmelser |
| Godkendelsesudbyder | Login, brugerkonti og organisationsmedlemskab | USA | EU-U.S. Data Privacy Framework |
| Betalingsudbyder | Abonnementsfakturering, betalingsbehandling og fastlæggelse af EU-moms | Irland (EU), med videre behandling i USA | EU's standardkontraktbestemmelser / EU-U.S. Data Privacy Framework |
| Fejl- og performanceovervågning | Diagnosticering af fejl i den kørende applikation | Tyskland (EU): udbyderens modtagelsesendepunkt i EU-regionen | Ikke relevant: data forbliver i EØS |
| Levering af transaktionsmails | Afsendelse af notifikationer om konti, påmindelser og anmodninger om oplysninger | EU-afsendelsesregion; udbyderens kontooplysninger og beskedmetadata i USA | EU's standardkontraktbestemmelser |
| AI-udkaststøtte (valgfri) | Udarbejder et forslag til score for hvert jobvurderingskriterium ud fra en stillingsbetegnelse. Kun aktiv, hvor en organisation har slået den valgfrie assistent til; hver score afgøres af et menneske. | USA | EU-standardkontraktbestemmelser / EU-US Data Privacy Framework |
8. Bistand med de registreredes rettigheder
Under hensyntagen til behandlingens karakter bistår Parmetra kunden med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med at opfylde anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder. Kontakter en registreret Parmetra direkte, videresender Parmetra anmodningen til kunden uden unødig forsinkelse og besvarer den ikke selv indholdsmæssigt.
9. Bistand efter artikel 32-36
Parmetra bistår kunden med at sikre overholdelse af forpligtelserne i artikel 32-36 om sikkerhed, anmeldelse af brud og konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren. Underretning af kunden om brud sker uden unødig forsinkelse, efter at Parmetra er blevet opmærksom på bruddet.
10. Sletning eller tilbagelevering
Ved ophør kan kunden eksportere sine data via produktet. Parmetra sletter eller tilbageleverer medarbejderdata senest 30 dage efter ophør og fjerner resterende sikkerhedskopier inden for yderligere 90 dage, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret kræver længere opbevaring.
11. Revision og oplysninger
Parmetra stiller alle oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28, og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af kunden eller en revisor, som kunden har bemyndiget. Revisioner er begrænset til én gang inden for enhver tolvmånedersperiode, medmindre et brud eller en tilsynsmyndighed kræver andet, aftales med rimeligt varsel og er underlagt fortrolighed.
12. Internationale overførsler
Medarbejderdata opbevares i Den Europæiske Union. Er en underdatabehandler etableret uden for EØS, sker overførsler på grundlag af EU's standardkontraktbestemmelser eller en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau som anført i tabellen over underdatabehandlere, sammen med de supplerende foranstaltninger, som konsekvensanalysen af overførslen måtte kræve. Den navngivne enhed, der lægges til grund for hver overførsel, fremgår af den specificerede liste, som udleveres efter anmodning via vores kontaktformular.
13. Rangorden
I tilfælde af uoverensstemmelse har denne aftale forrang for servicevilkårene for så vidt angår behandling af personoplysninger. Den engelske tekst er den autoritative version.
Dette dokument offentliggøres på engelsk, som er den autoritative version. Oversættelser kan stilles til rådighed af praktiske hensyn; i tilfælde af enhver uoverensstemmelse har den engelske tekst forrang.
Har du brug for at få aftalen modunderskrevet, eller er du i gang med en sikkerhedsvurdering af leverandører? Skriv til os via vores kontaktformular. Datakategorierne og de rettigheder, der ligger bag disse vilkår, er beskrevet i vores Privatlivspolitik.