Verwerkersovereenkomst
Onze verwerkersvoorwaarden op grond van artikel 28 AVG, volledig gepubliceerd. De meeste aanbieders in deze markt laten u eerst een geheimhoudingsovereenkomst tekenen en een gesprek doorlopen voordat zij u dit tonen. Lees het eerst en beslis daarna of u met ons wilt spreken.
1. Rol van partijen
Deze overeenkomst is van toepassing wanneer Parmetra persoonsgegevens verwerkt namens een klant. De klant is de verwerkingsverantwoordelijke en Parmetra is de verwerker in de zin van artikel 4 AVG. Zij maakt deel uit van de servicevoorwaarden en wordt daardoor beheerst. Is de klant zelf verwerker voor een derde, dan treedt Parmetra op als subverwerker en gelden dezelfde voorwaarden.
2. Onderwerp, duur, aard en doel
Parmetra verwerkt persoonsgegevens om analyse van de genderloonkloof, functiewaardering, transparantie over salarisschalen en de afhandeling van informatieverzoeken van werknemers op grond van Richtlijn (EU) 2023/970 te leveren. De verwerking duurt voor de looptijd van het abonnement en de daaropvolgende wissingstermijnen.
3. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens
Betrokkenen: de werknemers, arbeidskrachten en sollicitanten van de klant, en de eigen beheerdersgebruikers van de klant. Persoonsgegevens: namen, zakelijke e-mailadressen, salaris en aanvullende beloning, arbeidstijd en fte-verhouding, functiecategorie en waarderingsscores, geslacht, begin- en einddatum van het dienstverband, salarisgeschiedenis, en verzoeken om beloningsinformatie en de antwoorden daarop.
4. Verwerking op gedocumenteerde instructies
Parmetra verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de klant, ook wat internationale doorgiften betreft, tenzij het Unierecht of het recht van een lidstaat anders vereist; in dat geval stelt Parmetra de klant vóór de verwerking daarvan in kennis, tenzij dat recht dit verbiedt. De servicevoorwaarden, deze overeenkomst en het gebruik dat de klant maakt van de functies van het product vormen samen de volledige gedocumenteerde instructies.
5. Vertrouwelijkheid
Parmetra waarborgt dat de tot het verwerken van persoonsgegevens gemachtigde personen zich tot een passende geheimhoudingsplicht hebben verbonden en dat de toegang beperkt blijft tot degenen die deze nodig hebben om de dienst te leveren.
6. Beveiligingsmaatregelen (art. 32)
Versleuteling tijdens de doorgifte en in rust; afscherming per organisatie die bij elke query wordt afgedwongen; scheiding van rollen aan de serverzijde; verzegeling van inloggegevens van derden met AES-256-GCM; een onveranderlijk auditlogboek van wijzigingen in werknemersgegevens, rapporten en beoordelingen; automatische verwijdering van persoonsgegevens uit gebeurtenissen van de foutmonitoring; en schermopname uitgeschakeld in productie. De maatregelen worden herzien naarmate de dienst verandert en kunnen worden bijgewerkt, mits het beschermingsniveau niet wordt verlaagd.
7. Subverwerkers
De klant verleent algemene schriftelijke toestemming voor de subverwerkers die in het privacybeleid worden beschreven, waarin elk van hen naar functie wordt aangeduid. Parmetra houdt een gespecificeerde lijst bij met de rechtspersoon achter elke functie en verstrekt deze op verzoek via ons contactformulier volledig en kosteloos aan de klant; die lijst met namen maakt deel uit van de documentatie bij deze overeenkomst en is datgene waarop de toestemming in deze bepaling betrekking heeft. Parmetra kondigt de toevoeging of vervanging van een subverwerker ten minste 30 dagen van tevoren aan. De klant kan daartegen op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar maken; kan het bezwaar niet worden weggenomen, dan kan de klant het betrokken deel van de dienst zonder boete beëindigen. Elke subverwerker is gebonden aan verplichtingen inzake gegevensbescherming die gelijkwaardig zijn aan de onderhavige, en Parmetra blijft volledig aansprakelijk voor de nakoming door zijn subverwerkers.
| Aanbieder | Doel | Locatie | Grondslag voor doorgifte |
|---|---|---|---|
| Databasehosting | Primaire applicatiedatabase: alle personeels- en organisatiegegevens | Frankfurt, Duitsland (EU) | N.v.t.: de gegevens blijven binnen de EER |
| Applicatiehosting en contentlevering | Draait de applicatie en levert deze aan uw browser | Regio Frankfurt (EU); aanbieder gevestigd in de Verenigde Staten | Modelcontractbepalingen van de EU |
| Authenticatieaanbieder | Inloggen, gebruikersaccounts en organisatielidmaatschap | Verenigde Staten | EU-VS-dataprivacyraamwerk |
| Betaaldienstverlener | Abonnementsfacturering, betalingsverwerking en vaststelling van de EU-btw | Ierland (EU), met verdere verwerking in de Verenigde Staten | Modelcontractbepalingen van de EU / EU-VS-dataprivacyraamwerk |
| Fout- en prestatiemonitoring | Diagnose van storingen in de draaiende applicatie | Duitsland (EU): het ingest-eindpunt van de aanbieder in de EU-regio | N.v.t.: de gegevens blijven binnen de EER |
| Verzending van transactionele e-mail | Versturen van account-, herinnerings- en informatieverzoekmeldingen | EU-verzendregio; accountgegevens en berichtmetagegevens van de aanbieder in de Verenigde Staten | Modelcontractbepalingen van de EU |
| AI-ondersteuning bij concepten (optioneel) | Stelt op basis van een functienaam per criterium voor functiewaardering een voorgestelde score op. Alleen actief wanneer een organisatie de optionele assistent heeft ingeschakeld; over elke score beslist een mens. | Verenigde Staten | EU-modelcontractbepalingen / EU-VS Data Privacy Framework |
8. Bijstand bij de rechten van betrokkenen
Rekening houdend met de aard van de verwerking verleent Parmetra de klant bijstand door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bij het vervullen van verzoeken tot uitoefening van de rechten van betrokkenen. Neemt een betrokkene rechtstreeks contact op met Parmetra, dan leidt Parmetra het verzoek zonder onnodige vertraging door naar de klant en beantwoordt het dit niet zelf inhoudelijk.
9. Bijstand bij de artikelen 32-36
Parmetra verleent de klant bijstand bij het waarborgen van de naleving van de verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken en gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit de artikelen 32 tot en met 36, rekening houdend met de aard van de verwerking en de aan Parmetra beschikbare informatie. De melding van een inbreuk aan de klant vindt zonder onnodige vertraging plaats nadat Parmetra daarvan kennis heeft genomen.
10. Wissing of teruggave
Bij beëindiging kan de klant zijn gegevens via het product exporteren. Parmetra wist de personeelsgegevens of geeft deze terug binnen 30 dagen na beëindiging en verwijdert resterende back-upkopieën binnen nog eens 90 dagen, behoudens wanneer het Unierecht of het recht van een lidstaat langere opslag voorschrijft.
11. Audits en informatie
Parmetra stelt de informatie beschikbaar die nodig is om de nakoming van artikel 28 aan te tonen en maakt audits, waaronder inspecties, door de klant of een door hem gemachtigde controleur mogelijk en draagt daaraan bij. Audits zijn beperkt tot eenmaal per periode van twaalf maanden, tenzij een inbreuk of een toezichthoudende autoriteit anders vereist, worden met een redelijke aankondigingstermijn ingepland en zijn onderworpen aan geheimhouding.
12. Internationale doorgiften
Personeelsgegevens worden opgeslagen in de Europese Unie. Wanneer een subverwerker buiten de EER is gevestigd, berust de doorgifte op de modelcontractbepalingen van de EU of op een adequaatheidsbesluit zoals vermeld in de tabel met subverwerkers, samen met de aanvullende maatregelen die uit de doorgifte-effectbeoordeling voortvloeien. De rechtspersoon waarop bij elke doorgifte een beroep wordt gedaan, is opgenomen in de gespecificeerde lijst die op verzoek beschikbaar is via ons contactformulier.
13. Rangorde
In geval van tegenstrijdigheid prevaleert deze overeenkomst boven de servicevoorwaarden voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. De Engelse tekst is de authentieke versie.
Dit document wordt gepubliceerd in het Engels; die versie is de authentieke versie. Vertalingen kunnen ter informatie worden verstrekt; in geval van enige tegenstrijdigheid prevaleert de Engelse tekst.
Wilt u deze overeenkomst medeondertekend hebben, of voert u een leveranciersbeoordeling uit? Stuur ons een bericht via ons contactformulier. De categorieën gegevens en de rechten achter deze voorwaarden worden beschreven in het Privacybeleid.