Politika zasebnosti
Kako Parmetra zbira, uporablja in varuje osebne podatke ter podatke o zaposlenih. Ta stran opisuje, kaj dejansko počnemo, kaj lahko vidi vsak od naših podobdelovalcev in kje, ter kako dolgo hranimo posamezno kategorijo podatkov.
1. Kdo smo
Parmetra je platforma za skladnost s plačno preglednostjo, namenjena delodajalcem v EU. Upravljavec je upravitelj Parmetre, dosegljiv prek spodnjega kontaktnega obrazca. Za vprašanja o tej politiki ali o tem, kako ravnamo z osebnimi podatki, uporabite naš kontaktni obrazec. Naše celotne registracijske podatke (registrirano ime, pravno obliko, sedež, matično številko in identifikacijsko številko za DDV) brezplačno in brez navedbe razloga posredujemo vsaki stranki ali posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki za to zaprosi: preprosto nam pišite prek našega kontaktnega obrazca. Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali; v vseh zadevah v zvezi z osebnimi podatki uporabite naš kontaktni obrazec.
2. Upravljavec in obdelovalec: v kateri vlogi nastopamo
UPRAVLJAVEC smo za podatke o računu in obračunu, ki nam jih posredujete neposredno: vaše ime, službeni e-naslov, organizacijo in podatke za obračun. OBDELOVALEC smo za podatke o zaposlenih, ki jih naložijo vaši skrbniki: plače, kategorije delovnih mest, spol in vse, kar iz njih izhaja. Za te podatke je upravljavec vaša organizacija, ki odloča, kaj se zbira in zakaj; mi ravnamo izključno po njenih dokumentiranih navodilih. Če ste zaposleni pri stranki Parmetre, je razdelek 9 napisan za vas.
3. Kaj zbiramo
Kot upravljavec: podatke o računu (ime, službeni e-naslov, organizacija, vloga), metapodatke o preverjanju pristnosti od našega ponudnika identitete in podatke za obračun, ki jih obdeluje naš ponudnik plačilnih storitev. Kot obdelovalec, po navodilih vaše organizacije: imena in službene e-naslove zaposlenih, plačo in dopolnilna plačila, delovni čas, kategorijo delovnega mesta in ocene vrednotenja, spol, datume začetka zaposlitve in zgodovino plač ter poročila o plačni vrzeli, objave prostih delovnih mest in zahteve delavcev, ki nastanejo na njihovi podlagi.
4. Zakaj podatke obdelujemo in na kateri pravni podlagi
Kot upravljavec obdelujemo podatke o vašem računu za izvajanje pogodbe z vami (člen 6(1)(b) GDPR) in za izpolnjevanje lastnih davčnih in računovodskih obveznosti (člen 6(1)(c)). Kot obdelovalec ravnamo po navodilih vaše organizacije; njena pravna podlaga za obdelavo podatkov o plačah zaposlenih zaradi izpolnjevanja Direktive (EU) 2023/970 je praviloma izpolnjevanje zakonske obveznosti (člen 6(1)(c)), ne zakoniti interes in ne privolitev, saj zaposleni ne more svobodno privoliti v zakonsko predpisano poročanje svojega delodajalca. Podatke uporabljamo izključno za zagotavljanje storitve. Osebnih podatkov ne prodajamo, ne delimo jih za oglaševanje in jih ne uporabljamo za učenje modelov umetne inteligence, niti svojih niti tujih.
5. Posebne vrste osebnih podatkov
Spol obdelujemo, ker direktiva zahteva poročanje o plačni vrzeli po spolu; sam po sebi ni posebna vrsta osebnih podatkov po členu 9 GDPR. Parmetra ne zbira podatkov o rasnem ali etničnem poreklu, zdravstvenem stanju, članstvu v sindikatu, veri ali katere koli druge posebne vrste iz člena 9, njena presečna analiza pa namenoma deluje le na atributih, ki niso posebne vrste. Podatkov posebnih vrst ne nalagajte prek orodij za uvoz: storitev ni zasnovana za njihovo hrambo, s tem pa bi se vaša organizacija kot upravljavec znašla zunaj zgoraj opisane pravne podlage.
6. Avtomatizirana obdelava in odločitve ljudi
Preverjanje plačne odločitve primerja predlagano plačo s primerljivo skupino in vrne svetovalni signal tveganja. Gre za PODPORO odločanju: samo po sebi nima pravnega ali podobno znatnega učinka, nič se ne uporabi samodejno, vsako odločitev pa sprejme in zabeleži oseba v vaši organizaciji. To je namerno, tako da se člen 22 GDPR ne uporablja. Izračunska mehanizma za plačno vrzel in vrednotenje delovnih mest izvajata statistične izračune nad podatki, ki jih posredujete, in ne oblikujeta profilov posameznikov.
7. Podobdelovalci in mednarodni prenosi
Uporabljamo spodaj navedene podobdelovalce, opredeljene glede na funkcijo, ki jo opravlja vsak od njih. Vsakega od njih zavezuje pisna pogodba, ki mu nalaga enake obveznosti varstva podatkov, kot jih imamo mi do vas. Podatki o zaposlenih so shranjeni v Evropski uniji. Kadar ima podobdelovalec sedež zunaj EGP, prenosi temeljijo na standardnih pogodbenih določilih EU ali na sklepu o ustreznosti, kot je navedeno pri posameznem vnosu. Če ugovora, ki ga vložite, ne moremo razrešiti, lahko prekinete zadevni del storitve.
| Funkcija | Namen | Lokacija | Kategorije podatkov | Podlaga za prenos |
|---|---|---|---|---|
| Gostovanje podatkovne zbirke | Primarna podatkovna zbirka aplikacije: vsi zapisi o zaposlenih in organizaciji | Frankfurt, Nemčija (EU) | Imena zaposlenih, službeni e-naslovi, plače, kategorije delovnih mest, spol, revizijski zapisi | Se ne uporablja: podatki ostanejo v EGP |
| Gostovanje aplikacije in dostava vsebine | Poganja aplikacijo in jo streže vašemu brskalniku | Regija Frankfurt (EU); ponudnik s sedežem v Združenih državah | Metapodatki o zahtevkih; podatki aplikacije med prenosom | Standardna pogodbena določila EU |
| Ponudnik preverjanja pristnosti | Prijava, uporabniški računi in članstvo v organizaciji | Združene države | Ime imetnika računa, službeni e-naslov, metapodatki o preverjanju pristnosti, nikoli podatki o plačah | Okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov |
| Ponudnik plačilnih storitev | Obračun naročnine, obdelava plačil in določitev DDV v EU | Irska (EU), z nadaljnjo obdelavo v Združenih državah | Kontakt za obračun, naslov za obračun, identifikacijska številka za DDV, podatki o plačilni kartici (nikoli ne dosežejo naših strežnikov). Brez podatkov o zaposlenih. | Standardna pogodbena določila EU / Okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov |
| Spremljanje napak in zmogljivosti | Diagnosticiranje napak v delujoči aplikaciji | Nemčija (EU): ponudnikova vstopna točka za regijo EU | Le nepregledni identifikatorji uporabnikov in organizacij; e-naslovi in številčne vrednosti se odstranijo pred prenosom | Se ne uporablja: podatki ostanejo v EGP |
| Dostava transakcijske e-pošte | Pošiljanje obvestil o računu, opomnikov in obvestil o zahtevah za informacije | Regija pošiljanja v EU; podatki o računu ponudnika in metapodatki sporočil v Združenih državah | Ime prejemnika in službeni e-naslov, zadeva sporočila in status dostave | Standardna pogodbena določila EU |
| Pomoč UI pri pripravi osnutkov (neobvezno) | Iz naziva delovnega mesta pripravi predlagano oceno za vsako merilo vrednotenja delovnih mest. Dejavno le tam, kjer je organizacija vklopila neobveznega pomočnika; o vsaki oceni odloči človek. | Združene države Amerike | Naziv delovnega mesta ter lastna imena meril, opisi in točkovne lestvice organizacije. Nobenih podatkov o zaposlenih, nobenega plačila, nobenega spola in ničesar, kar bi identificiralo organizacijo. | Standardne pogodbene klavzule EU / Okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov |
Na tej javni strani vsakega podobdelovalca opredeljujemo glede na funkcijo in ne po imenu, ker je postavčni seznam naših ponudnikov opis naše infrastrukture. Poimenski seznam (pravna oseba, država registracije in pogodba, ki jo imamo z njo) je del dokumentacije Pogodbe o obdelavi podatkov in ga v celoti in brezplačno posredujemo vsaki stranki ali posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki za to zaprosi: preprosto nam pišite prek našega kontaktnega obrazca. Pred dodajanjem ali zamenjavo podobdelovalca vas obvestimo vsaj 30 dni vnaprej, vi pa lahko ugovarjate.
Naslednji ponudniki niso naši podobdelovalci (gre za sisteme, ki jih nadzorujete sami in nam naročite, naj iz njih beremo), a jih zaradi preglednosti navajamo:
- Personio: Sinhronizacija s HRIS, le kadar skrbnik poveže svoj lastni najemniški račun Personio. Poverilnice so pred shranjevanjem zapečatene z AES-256-GCM.
8. Kako dolgo podatke hranimo
Obdobja hrambe so za vsako kategorijo podatkov navedena v spodnji tabeli. V vsakem primeru podatke o zaposlenih izbrišemo ali vrnemo, ko se vaša naročnina izteče. Za to vam ni treba zaprositi, lahko pa zaprosite prej.
| Kategorija podatkov | Obdobje hrambe |
|---|---|
| Podatki o zaposlenih (zaposleni, plače, vrednotenja, posnetki stanja) | Za čas trajanja naročnine. Izbrisani ali vrnjeni v 30 dneh po prenehanju; preostale varnostne kopije se izbrišejo v nadaljnjih 90 dneh. |
| Vnosi v dnevnik revizijske sledi | Za čas trajanja naročnine, nato izbrisani skupaj z organizacijo v 30 dneh po prenehanju. Izvoziti jih je mogoče kadar koli: so vaša dokazna sled, zato jih izvozite, preden zaprete račun. |
| Zapisi o računu in preverjanju pristnosti | Za čas trajanja naročnine, izbrisani v 30 dneh po prenehanju. |
| Zapisi o obračunu in računi | Po prenehanju se hranijo, dokler to zahteva davčna in računovodska zakonodaja, običajno od 7 do 10 let, odvisno od države članice. |
| Dogodki spremljanja napak | 90 dni, nato samodejno izbrisani. |
9. Če ste zaposleni pri stranki Parmetre
O tem, kateri podatki o vas se tu hranijo in zakaj, odloča vaš delodajalec in ne Parmetra; vaš delodajalec je upravljavec in svoje pravice najprej uveljavljate pri njem. Vaše podatke hranimo le zato, da izvajamo analize, ki jih naroči, in da odgovorimo na zahteve za informacije o plačilu, do katerih ste upravičeni po členu 7 direktive. Če se obrnete neposredno na nas, z vašimi podatki ne bomo ravnali sami. Vašo zahtevo bomo brez nepotrebnega odlašanja posredovali vašemu delodajalcu in vas o tem obvestili. Podatki o vaši plačni vrzeli se vedno poročajo v združeni obliki, majhne skupine pa so izločene, tako da posameznikov iz objavljenega poročila ni mogoče prepoznati.
10. Vaše pravice
Zahtevate lahko dostop, popravek, izbris, omejitev obdelave in prenosljivost podatkov ter ugovarjate obdelavi. Kadar smo obdelovalec, zahtevo posredujemo upravljavcu in mu pomagamo pri odgovoru nanjo. Prav tako imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu. Naš je nadzorni organ države članice, v kateri imamo sedež, njegove podatke pa posredujemo na zahtevo; enako se lahko pritožite organu v državi svojega prebivališča ali kraja dela.
11. Varnost
Podatki so šifrirani med prenosom in v mirovanju. Vsak zapis je vezan na eno samo organizacijo in vsaka poizvedba filtrira po tem obsegu. Poverilnice tretjih oseb, kot so ključi API za HRIS, so pred shranjevanjem dodatno zapečatene z AES-256-GCM. Spremljanje napak odstrani e-naslove in številčne vrednosti, preden dogodek zapusti aplikacijo, snemanje zaslona pa je v produkciji v celoti onemogočeno, tako da podatki o plačah na zaslonu nikoli niso zajeti. Dostop je ločen po vlogah med sistemskimi skrbniki in kadrovskimi vodji ter se uveljavlja na strežniku in ne v vmesniku.
12. Kršitve varstva osebnih podatkov
Če izvemo za kršitev varstva osebnih podatkov, ki zadeva podatke, ki jih obdelujemo v vašem imenu, bomo vašo organizacijo obvestili brez nepotrebnega odlašanja in vam posredovali informacije, ki jih potrebujete za lastno uradno obvestilo nadzornemu organu po členu 33 v 72 urah. Kadar smo upravljavec, pristojni organ obvestimo sami, in kadar je verjetno, da kršitev povzroči veliko tveganje za posameznike, obvestimo tudi njih.
14. Spremembe te politike
Različice te politike se označujejo z datumom; različica, ki jo berete, je bila nazadnje posodobljena 2026-08-05. O bistvenih spremembah bomo stranke obvestili, preden začnejo veljati. Verodostojna različica je angleško besedilo.
Ta dokument je objavljen v angleščini, ki je verodostojna različica. Prevodi so lahko na voljo zaradi lažjega razumevanja; v primeru kakršnega koli odstopanja prevlada angleško besedilo.
Vprašanja o tej politiki ali uveljavljanje pravice? Uporabite naš kontaktni obrazec. Naši pogoji za obdelovalca so v celoti objavljeni v dokumentu Pogodba o obdelavi podatkov.