Smlouva o zpracování osobních údajů
Naše podmínky zpracování osobních údajů podle článku 28 GDPR, zveřejněné v plném znění. Většina dodavatelů v tomto oboru vás nejprve nechá podepsat dohodu o mlčenlivosti a absolvovat hovor, a teprve pak vám je ukáže. Přečtěte si je nejdřív a teprve potom se rozhodněte, zda s námi chcete mluvit.
1. Role smluvních stran
Tato smlouva se uplatní tam, kde Parmetra zpracovává osobní údaje jménem zákazníka. Zákazník je správcem a Parmetra zpracovatelem ve smyslu čl. 4 GDPR. Tvoří součást Podmínek poskytování služeb a řídí se jimi. Je-li zákazník sám zpracovatelem pro třetí stranu, vystupuje Parmetra jako další zpracovatel a platí tytéž podmínky.
2. Předmět, doba trvání, povaha a účel zpracování
Parmetra zpracovává osobní údaje za účelem poskytování analýzy rozdílů v odměňování žen a mužů, hodnocení pracovních míst, transparentnosti mzdových rozpětí a vyřizování žádostí zaměstnanců o informace podle směrnice (EU) 2023/970. Zpracování trvá po dobu trvání předplatného a po navazující doby pro výmaz údajů.
3. Kategorie subjektů údajů a osobních údajů
Subjekty údajů: zaměstnanci, pracovníci a uchazeči o zaměstnání zákazníka a vlastní administrativní uživatelé zákazníka. Osobní údaje: jména, pracovní e-mailové adresy, mzdy a doplňkové složky odměny, pracovní doba a výše úvazku (FTE), kategorie pracovního místa a bodové hodnocení, pohlaví, data vzniku a skončení pracovního poměru, historie mezd a žádosti o informace o odměňování včetně odpovědí na ně.
4. Zpracování na základě doložených pokynů
Parmetra zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů zákazníka, a to i pokud jde o předávání do třetích zemí, ledaže jí zpracování ukládá právo Unie nebo členského státu; v takovém případě Parmetra zákazníka před zpracováním informuje, pokud to dané právo nezakazuje. Podmínky poskytování služeb, tato smlouva a způsob, jakým zákazník využívá funkce produktu, tvoří úplné doložené pokyny.
5. Mlčenlivost
Parmetra zajišťuje, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k odpovídající povinnosti mlčenlivosti a aby přístup měli pouze ti, kdo jej k poskytování služby potřebují.
6. Bezpečnostní opatření (čl. 32)
Šifrování při přenosu i při uložení; vázání každého dotazu na konkrétní organizaci; rolové oddělení přístupu vynucované na serveru; zapečetění přihlašovacích údajů třetích stran pomocí AES-256-GCM; neměnná auditní stopa změn údajů o zaměstnancích, zpráv a posouzení; automatické odstraňování osobních údajů z událostí monitoringu chyb; a vypnuté nahrávání obrazovky v produkčním prostředí. Opatření se přezkoumávají spolu s vývojem služby a mohou být aktualizována za předpokladu, že se tím nesníží úroveň ochrany.
7. Další zpracovatelé
Zákazník uděluje obecné písemné povolení k zapojení dalších zpracovatelů popsaných v zásadách ochrany osobních údajů, které je označují podle funkce. Parmetra vede podrobný seznam s uvedením právnické osoby stojící za každou funkcí a na žádost podanou přes náš kontaktní formulář jej zákazníkovi poskytne v úplnosti a bezplatně; tento jmenný seznam tvoří součást dokumentace k této smlouvě a povolení podle tohoto článku se vztahuje právě k němu. Před přidáním nebo nahrazením dalšího zpracovatele upozorní Parmetra nejméně 30 dní předem. Zákazník může vznést námitku z důvodných příčin týkajících se ochrany osobních údajů; nelze-li námitku vyřešit, může zákazník dotčenou část služby bez sankce ukončit. Každý další zpracovatel je vázán povinnostmi v oblasti ochrany osobních údajů rovnocennými těmto a Parmetra zůstává za plnění svých dalších zpracovatelů plně odpovědná.
| Poskytovatel | Účel | Umístění | Právní základ předání |
|---|---|---|---|
| Hosting databáze | Primární databáze aplikace: veškeré záznamy o zaměstnancích a organizacích | Frankfurt, Německo (EU) | Nepoužije se: údaje zůstávají v EHP |
| Hosting aplikace a doručování obsahu | Provozuje aplikaci a doručuje ji do vašeho prohlížeče | Region Frankfurt (EU); poskytovatel usazen ve Spojených státech | Standardní smluvní doložky EU |
| Poskytovatel ověřování | Přihlašování, uživatelské účty a členství v organizaci | Spojené státy | Rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů |
| Poskytovatel platebních služeb | Fakturace předplatného, zpracování plateb a určení DPH v EU | Irsko (EU), s navazujícím zpracováním ve Spojených státech | Standardní smluvní doložky EU / Rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů |
| Monitoring chyb a výkonu | Diagnostika chyb v běžící aplikaci | Německo (EU): sběrný koncový bod poskytovatele v regionu EU | Nepoužije se: údaje zůstávají v EHP |
| Doručování transakčních e-mailů | Odesílání oznámení o účtu, upomínek a oznámení o žádostech o informace | Odesílací region EU; údaje o účtu u poskytovatele a metadata zpráv ve Spojených státech | Standardní smluvní doložky EU |
| Asistence AI při přípravě návrhů (volitelné) | Z názvu pozice připraví návrh hodnocení pro každé kritérium hodnocení práce. Aktivní pouze tam, kde organizace zapnula volitelného asistenta; o každém hodnocení rozhoduje člověk. | Spojené státy | Standardní smluvní doložky EU / Rámec EU–USA pro ochranu údajů |
8. Součinnost při výkonu práv subjektů údajů
S přihlédnutím k povaze zpracování je Parmetra zákazníkovi nápomocna prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření při vyřizování žádostí o výkon práv subjektů údajů. Obrátí-li se subjekt údajů na Parmetru přímo, předá Parmetra žádost bez zbytečného odkladu zákazníkovi a sama na ni věcně neodpovídá.
9. Součinnost podle čl. 32 až 36
Parmetra je zákazníkovi nápomocna při zajišťování souladu s povinnostmi v oblasti zabezpečení, ohlašování porušení zabezpečení osobních údajů a posouzení vlivu na ochranu osobních údajů podle čl. 32 až 36, a to s přihlédnutím k povaze zpracování a k informacím, které má k dispozici. Ohlášení porušení zabezpečení zákazníkovi činí bez zbytečného odkladu poté, co se o něm Parmetra dozví.
10. Výmaz nebo vrácení údajů
Při ukončení může zákazník svá data exportovat prostřednictvím produktu. Parmetra smaže nebo vrátí údaje o zaměstnancích do 30 dnů od ukončení a zbytkové záložní kopie odstraní do dalších 90 dnů, ledaže právo Unie nebo členského státu vyžaduje delší uložení.
11. Audity a informace
Parmetra poskytuje informace nezbytné k doložení souladu s čl. 28 a umožňuje audity, včetně inspekcí, prováděné zákazníkem nebo auditorem, kterého zákazník pověří, a k těmto auditům přispívá. Audity jsou omezeny na jeden za každých dvanáct měsíců, nevyžaduje-li jinak porušení zabezpečení nebo dozorový úřad, sjednávají se s přiměřeným předstihem a podléhají povinnosti mlčenlivosti.
12. Předávání do třetích zemí
Údaje o zaměstnancích jsou uloženy v Evropské unii. Je-li další zpracovatel usazen mimo EHP, opírá se předání o standardní smluvní doložky EU nebo o rozhodnutí o odpovídající ochraně, jak je uvedeno v tabulce dalších zpracovatelů, spolu s případnými doplňkovými opatřeními vyplývajícími z posouzení dopadů předání. Konkrétní subjekt, o který se každé předání opírá, je uveden v podrobném seznamu dostupném na žádost podanou přes náš kontaktní formulář.
13. Pořadí přednosti
V případě rozporu má tato smlouva přednost před Podmínkami poskytování služeb, pokud jde o zpracování osobních údajů. Autoritativním zněním je anglický text.
Tento dokument je zveřejněn v angličtině, která je autoritativním zněním. Překlady mohou být poskytovány pro usnadnění; v případě jakéhokoli rozporu má přednost anglický text.
Potřebujete tuto smlouvu podepsat i z naší strany, nebo provádíte bezpečnostní prověrku dodavatele? Napište nám přes náš kontaktní formulář. Kategorie údajů a práva, o která se tyto podmínky opírají, jsou popsány zde: Zásady ochrany osobních údajů.