Zásady ochrany osobních údajů
Jak Parmetra shromažďuje, používá a chrání osobní údaje a údaje o zaměstnancích. Tato stránka popisuje, co skutečně děláme, co a kde vidí každý z našich dalších zpracovatelů a jak dlouho uchováváme jednotlivé kategorie údajů.
1. Kdo jsme
Parmetra je platforma pro soulad s pravidly transparentnosti odměňování určená zaměstnavatelům v EU. Správcem je provozovatel Parmetry, dostupný prostřednictvím kontaktního formuláře níže. S dotazy k těmto zásadám nebo ke způsobu, jakým nakládáme s osobními údaji, využijte náš kontaktní formulář. Naše úplné registrační údaje (obchodní firma, právní forma, sídlo, identifikační číslo v obchodním rejstříku a DIČ) poskytneme bezplatně a bez nutnosti uvádět důvod každému zákazníkovi nebo subjektu údajů, který o ně požádá: stačí nám napsat přes náš kontaktní formulář. Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů; ve všech záležitostech týkajících se osobních údajů využijte náš kontaktní formulář.
2. Správce a zpracovatel: v jaké roli vystupujeme
Jsme SPRÁVCEM u údajů o účtu a fakturačních údajů, které nám poskytujete přímo: vaše jméno, pracovní e-mail, organizace a fakturační údaje. Jsme ZPRACOVATELEM u údajů o zaměstnancích, které nahrávají vaši administrátoři: mzdy, kategorie pracovních míst, pohlaví a vše, co je z nich odvozeno. U těchto údajů je správcem vaše organizace, která rozhoduje, co se shromažďuje a proč; my jednáme výhradně na základě jejích doložených pokynů. Jste-li zaměstnancem zákazníka Parmetry, je oddíl 9 určen právě vám.
3. Jaké údaje shromažďujeme
Jako správce: údaje o účtu (jméno, pracovní e-mail, organizace, role), metadata ověřování od našeho poskytovatele identit a fakturační údaje zpracovávané naším poskytovatelem platebních služeb. Jako zpracovatel, na pokyn vaší organizace: jména zaměstnanců a pracovní e-maily, mzdy a doplňkové složky odměny, pracovní dobu, kategorii pracovního místa a bodové hodnocení, pohlaví, data nástupu a historii mezd a dále zprávy o rozdílech v odměňování, pracovní inzeráty a žádosti zaměstnanců, které z nich vznikají.
4. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
Jako správce zpracováváme údaje o vašem účtu za účelem plnění smlouvy s vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a splnění našich vlastních daňových a účetních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c)). Jako zpracovatel jednáme podle pokynů vaší organizace; jejím právním základem pro zpracování údajů o odměňování zaměstnanců za účelem splnění směrnice (EU) 2023/970 je zpravidla splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c)), nikoli oprávněný zájem a nikoli souhlas, neboť zaměstnanec nemůže se zákonným vykazováním svého zaměstnavatele svobodně souhlasit. Údaje používáme výhradně k poskytování služby. Osobní údaje neprodáváme, nesdílíme je pro reklamní účely a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence, ať už našich, nebo cizích.
5. Zvláštní kategorie osobních údajů
Pohlaví zpracováváme proto, že směrnice vyžaduje vykazovat rozdíl v odměňování podle pohlaví; samo o sobě nejde o zvláštní kategorii podle čl. 9 GDPR. Parmetra neshromažďuje rasový ani etnický původ, údaje o zdravotním stavu, členství v odborech, náboženské vyznání ani žádnou jinou zvláštní kategorii podle čl. 9 a její průřezová analýza záměrně pracuje výhradně s údaji, které do zvláštních kategorií nespadají. Nenahrávejte prostřednictvím importních nástrojů údaje zvláštních kategorií: služba není k jejich uchovávání navržena a jejich nahrání by vaši organizaci jakožto správce vyvedlo mimo výše popsaný právní základ.
6. Automatizované zpracování a lidská rozhodnutí
Kontrola mzdového rozhodnutí porovná navrhovanou mzdu se srovnatelnou skupinou a vrátí orientační signál rizika. Jde o PODPORU rozhodování: sama o sobě nemá žádné právní ani obdobně významné účinky, nic se neuplatňuje automaticky a každé rozhodnutí přijímá a zaznamenává člověk ve vaší organizaci. Je to tak záměrně, aby se neuplatnil čl. 22 GDPR. Nástroje pro výpočet rozdílů v odměňování a pro hodnocení pracovních míst provádějí statistické výpočty nad údaji, které dodáte, nikoli profilování jednotlivců.
7. Další zpracovatelé a předávání do třetích zemí
Zapojujeme níže uvedené další zpracovatele, označené podle funkce, kterou plní. Každý z nich je vázán písemnou smlouvou, která mu ukládá tytéž povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů, jaké máme vůči vám my. Údaje o zaměstnancích jsou uloženy v Evropské unii. Je-li další zpracovatel usazen mimo EHP, opírá se předání o standardní smluvní doložky EU nebo o rozhodnutí o odpovídající ochraně, jak je uvedeno u jednotlivých položek. Nepodaří-li se vyřešit námitku, kterou vznesete, můžete dotčenou službu ukončit.
| Funkce | Účel | Umístění | Kategorie údajů | Právní základ předání |
|---|---|---|---|---|
| Hosting databáze | Primární databáze aplikace: veškeré záznamy o zaměstnancích a organizacích | Frankfurt, Německo (EU) | Jména zaměstnanců, pracovní e-maily, mzdy, kategorie pracovních míst, pohlaví, auditní záznamy | Nepoužije se: údaje zůstávají v EHP |
| Hosting aplikace a doručování obsahu | Provozuje aplikaci a doručuje ji do vašeho prohlížeče | Region Frankfurt (EU); poskytovatel usazen ve Spojených státech | Metadata požadavků; data aplikace při přenosu | Standardní smluvní doložky EU |
| Poskytovatel ověřování | Přihlašování, uživatelské účty a členství v organizaci | Spojené státy | Jméno držitele účtu, pracovní e-mail, metadata ověřování, nikdy údaje o mzdách | Rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů |
| Poskytovatel platebních služeb | Fakturace předplatného, zpracování plateb a určení DPH v EU | Irsko (EU), s navazujícím zpracováním ve Spojených státech | Fakturační kontakt, fakturační adresa, DIČ, údaje o platební kartě (nikdy se nedostanou na naše servery). Žádné údaje o zaměstnancích. | Standardní smluvní doložky EU / Rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů |
| Monitoring chyb a výkonu | Diagnostika chyb v běžící aplikaci | Německo (EU): sběrný koncový bod poskytovatele v regionu EU | Pouze neprůhledné identifikátory uživatele a organizace; e-maily a číselné hodnoty jsou před odesláním odstraněny | Nepoužije se: údaje zůstávají v EHP |
| Doručování transakčních e-mailů | Odesílání oznámení o účtu, upomínek a oznámení o žádostech o informace | Odesílací region EU; údaje o účtu u poskytovatele a metadata zpráv ve Spojených státech | Jméno příjemce a pracovní e-mail, předmět zprávy a stav doručení | Standardní smluvní doložky EU |
| Asistence AI při přípravě návrhů (volitelné) | Z názvu pozice připraví návrh hodnocení pro každé kritérium hodnocení práce. Aktivní pouze tam, kde organizace zapnula volitelného asistenta; o každém hodnocení rozhoduje člověk. | Spojené státy | Název pozice a vlastní názvy kritérií, popisy a bodové škály organizace. Žádné údaje o zaměstnancích, žádné odměňování, žádné pohlaví a nic, co identifikuje organizaci. | Standardní smluvní doložky EU / Rámec EU–USA pro ochranu údajů |
Na této veřejné stránce označujeme každého dalšího zpracovatele podle funkce, nikoli jménem, protože podrobný výčet našich poskytovatelů je popisem naší infrastruktury. Jmenný seznam (právnická osoba, země sídla a smlouva, kterou s ní máme uzavřenu) tvoří součást dokumentace ke Smlouvě o zpracování osobních údajů a poskytneme jej v úplnosti a bezplatně každému zákazníkovi nebo subjektu údajů, který o něj požádá: stačí nám napsat přes náš kontaktní formulář. Před přidáním nebo nahrazením dalšího zpracovatele upozorníme nejméně 30 dní předem a vy můžete vznést námitku.
Následující subjekty nejsou našimi dalšími zpracovateli (jde o systémy, které již ovládáte a z nichž nám dáváte pokyn číst), uvádíme je však pro transparentnost:
- Personio: Synchronizace s HRIS, a to pouze tam, kde administrátor připojí svůj vlastní účet Personio. Přihlašovací údaje jsou před uložením zapečetěny pomocí AES-256-GCM.
8. Jak dlouho údaje uchováváme
Doby uchování jsou pro jednotlivé kategorie údajů uvedeny v tabulce níže. V každém případě údaje o zaměstnancích po skončení vašeho předplatného smažeme nebo vrátíme. Nemusíte o to žádat, můžete však požádat dříve.
| Kategorie údajů | Doba uchování |
|---|---|
| Údaje o zaměstnancích (zaměstnanci, mzdy, hodnocení, snímky dat) | Po dobu trvání předplatného. Smazány nebo vráceny do 30 dnů od ukončení; zbytkové záložní kopie jsou odstraněny do dalších 90 dnů. |
| Záznamy auditní stopy | Po dobu trvání předplatného, poté smazány spolu s organizací do 30 dnů od ukončení. Kdykoli je lze exportovat: jsou vaší důkazní stopou, proto je exportujte dříve, než účet zrušíte. |
| Záznamy o účtu a ověřování | Po dobu trvání předplatného, smazány do 30 dnů od ukončení. |
| Účetní doklady a faktury | Po ukončení uchovávány po dobu, kterou vyžadují daňové a účetní předpisy, obvykle 7 až 10 let podle členského státu. |
| Události monitoringu chyb | 90 dnů, poté automaticky smazány. |
9. Jste-li zaměstnancem zákazníka Parmetry
O tom, jaké údaje o vás jsou zde uchovávány a proč, rozhoduje váš zaměstnavatel, nikoli Parmetra; váš zaměstnavatel je správcem a svá práva uplatňujete v prvé řadě vůči němu. Vaše údaje uchováváme pouze proto, abychom prováděli analýzy, o které nás žádá, a abychom vyřizovali žádosti o informace o odměňování, na které máte podle článku 7 směrnice nárok. Obrátíte-li se na nás přímo, nebudeme s vašimi údaji nakládat sami. Vaši žádost bez zbytečného odkladu předáme vašemu zaměstnavateli a vyrozumíme vás o tom. Údaje o rozdílech v odměňování se vždy vykazují souhrnně a malé skupiny se potlačují, aby ze zveřejněné zprávy nebylo možné identifikovat jednotlivce.
10. Vaše práva
Můžete požadovat přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost a můžete proti zpracování vznést námitku. Tam, kde jsme zpracovatelem, žádost předáme správci a poskytneme mu součinnost při jejím vyřízení. Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu. Naším je dozorový úřad členského státu, v němž jsme usazeni, jehož údaje na požádání sdělíme; stížnost můžete stejně tak podat u úřadu ve státě svého bydliště nebo místa výkonu práce.
11. Zabezpečení
Data jsou šifrována při přenosu i při uložení. Každý záznam je vázán na jedinou organizaci a každý dotaz podle ní filtruje. Přihlašovací údaje třetích stran, například API klíče HRIS, jsou před uložením navíc zapečetěny pomocí AES-256-GCM. Sledování chyb odstraňuje e-maily a číselné hodnoty ještě předtím, než událost opustí aplikaci, a nahrávání obrazovky je v produkčním prostředí zcela vypnuto, takže mzdové údaje zobrazené na obrazovce nejsou nikdy zaznamenány. Přístup je rolově oddělen mezi systémové administrátory a HR manažery a je vynucován na serveru, nikoli v uživatelském rozhraní.
12. Porušení zabezpečení osobních údajů
Dozvíme-li se o porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se údajů, které zpracováváme vaším jménem, vyrozumíme vaši organizaci bez zbytečného odkladu a poskytneme vám informace, které potřebujete k tomu, abyste do 72 hodin podali vlastní ohlášení podle čl. 33 svému dozorovému úřadu. Tam, kde jsme správcem, ohlašujeme příslušnému úřadu sami, a je-li pravděpodobné, že porušení bude mít za následek vysoké riziko pro fyzické osoby, vyrozumíme i je.
14. Změny těchto zásad
Tyto zásady jsou verzovány datem; verze, kterou právě čtete, byla naposledy aktualizována 2026-08-05. O podstatných změnách zákazníky vyrozumíme dříve, než nabudou účinnosti. Autoritativním zněním je anglický text.
Tento dokument je zveřejněn v angličtině, která je autoritativním zněním. Překlady mohou být poskytovány pro usnadnění; v případě jakéhokoli rozporu má přednost anglický text.
Máte dotaz k těmto zásadám nebo chcete uplatnit své právo? Využijte náš kontaktní formulář. Naše podmínky zpracování jsou v plném znění zveřejněny zde: Smlouva o zpracování osobních údajů.