Tietojenkäsittelysopimus
Yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset käsittelijäehtomme kokonaisuudessaan julkaistuna. Useimmat alan toimittajat vaativat salassapitosopimuksen allekirjoittamista ja puhelun ennen kuin näyttävät tämän. Lukekaa se ensin ja päättäkää vasta sitten, haluatteko keskustella kanssamme.
1. Osapuolten rooli
Tätä sopimusta sovelletaan, kun Parmetra käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta. Asiakas on rekisterinpitäjä ja Parmetra yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklassa tarkoitettu henkilötietojen käsittelijä. Sopimus on osa käyttöehtoja, ja siihen sovelletaan niitä. Jos asiakas on itse henkilötietojen käsittelijä kolmannen osapuolen lukuun, Parmetra toimii alikäsittelijänä ja samoja ehtoja sovelletaan.
2. Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus
Parmetra käsittelee henkilötietoja tuottaakseen sukupuolten palkkaeron analysoinnin, työn arvioinnin, palkkahaarukoiden avoimuuden ja työntekijöiden tietopyyntöjen käsittelyn direktiivin (EU) 2023/970 mukaisesti. Käsittely kestää tilauksen voimassaoloajan ja sitä seuraavat poistoajat.
3. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteröidyt: asiakkaan työntekijät, muut työtä tekevät henkilöt ja työnhakijat sekä asiakkaan omat hallinnolliset käyttäjät. Henkilötiedot: nimet, työsähköpostiosoitteet, palkka ja täydentävät palkanosat, työaika ja kokoaikaisuusaste (FTE), tehtäväluokka ja arviointipisteet, sukupuoli, työsuhteen alkamis- ja päättymispäivät, palkkahistoria sekä palkkatietopyynnöt ja niihin annetut vastaukset.
4. Käsittely dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti
Parmetra käsittelee henkilötietoja ainoastaan asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös kansainvälisten tiedonsiirtojen osalta, ellei unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä toisin edellytetä; tällöin Parmetra ilmoittaa asiakkaalle ennen käsittelyä, paitsi jos kyseisessä laissa se kielletään. Käyttöehdot, tämä sopimus ja se, miten asiakas käyttää tuotteen toimintoja, muodostavat täydelliset dokumentoidut ohjeet.
5. Salassapito
Parmetra varmistaa, että henkilötietoja käsittelemään valtuutetut henkilöt ovat sitoutuneet asianmukaiseen salassapitovelvollisuuteen ja että pääsy on rajattu niihin, jotka tarvitsevat sitä palvelun tuottamiseen.
6. Turvatoimet (32 artikla)
Salaus siirrossa ja levossa; organisaatiokohtainen rajaus, joka pakotetaan jokaisessa kyselyssä; roolien eriyttäminen palvelinpuolella; kolmansien osapuolten tunnusten sinetöinti AES-256-GCM:llä; muuttumaton tarkastusloki työntekijätietojen, raporttien ja arviointien muutoksista; henkilötietojen automaattinen poisto virheseurannan tapahtumista; sekä näytön tallennuksen poistaminen käytöstä tuotannossa. Toimenpiteitä tarkastellaan palvelun muuttuessa, ja niitä voidaan päivittää edellyttäen, ettei suojan taso heikkene.
7. Alikäsittelijät
Asiakas antaa yleisen kirjallisen ennakkohyväksynnän tietosuojaselosteessa kuvatuille alikäsittelijöille, joista kukin on yksilöity tehtävänsä perusteella. Parmetra ylläpitää eriteltyä luetteloa, jossa nimetään kunkin tehtävän takana oleva oikeushenkilö, ja toimittaa sen asiakkaalle kokonaisuudessaan ja maksutta pyynnöstä yhteydenottolomakkeellamme; tämä nimetty luettelo on osa tämän sopimuksen asiakirja-aineistoa, ja tässä kohdassa tarkoitettu hyväksyntä kohdistuu siihen. Parmetra ilmoittaa alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa sitä perustelluin tietosuojaan liittyvin perustein; jos vastalausetta ei saada ratkaistuksi, asiakas voi irtisanoa kyseessä olevan osan palvelusta seuraamuksitta. Jokainen alikäsittelijä on sidottu näitä vastaaviin tietosuojavelvoitteisiin, ja Parmetra vastaa täysimääräisesti alikäsittelijöidensä suorituksesta.
| Palveluntarjoaja | Käyttötarkoitus | Sijainti | Siirron peruste |
|---|---|---|---|
| Tietokannan isännöinti | Sovelluksen ensisijainen tietokanta: kaikki henkilöstö- ja organisaatiotiedot | Frankfurt, Saksa (EU) | Ei sovellu: tiedot pysyvät ETA-alueella |
| Sovelluksen isännöinti ja sisällönjakelu | Suorittaa sovellusta ja toimittaa sen selaimeenne | Frankfurtin alue (EU); palveluntarjoaja sijoittautunut Yhdysvaltoihin | EU:n vakiolausekkeet |
| Tunnistautumispalvelun tarjoaja | Kirjautuminen, käyttäjätilit ja organisaation jäsenyys | Yhdysvallat | EU:n ja Yhdysvaltain tietosuojakehys |
| Maksupalveluntarjoaja | Tilauslaskutus, maksujen käsittely ja EU:n arvonlisäveron määritys | Irlanti (EU), jatkokäsittely Yhdysvalloissa | EU:n vakiolausekkeet / EU:n ja Yhdysvaltain tietosuojakehys |
| Virheiden ja suorituskyvyn seuranta | Käynnissä olevan sovelluksen vikojen selvittäminen | Saksa (EU): palveluntarjoajan EU-alueen vastaanottopiste | Ei sovellu: tiedot pysyvät ETA-alueella |
| Tapahtumasähköpostien lähetys | Tili-, muistutus- ja tietopyyntöilmoitusten lähettäminen | EU:n lähetysalue; palveluntarjoajan tilitiedot ja viestien metatiedot Yhdysvalloissa | EU:n vakiolausekkeet |
| Tekoälyavusteinen luonnostelu (valinnainen) | Laatii tehtävänimikkeen perusteella ehdotuksen pisteiksi kullekin työn vaativuuden arviointikriteerille. Aktiivinen vain, jos organisaatio on ottanut valinnaisen avustajan käyttöön; jokaisesta pistemäärästä päättää ihminen. | Yhdysvallat | EU:n vakiosopimuslausekkeet / EU:n ja Yhdysvaltain tietosuojakehys |
8. Avustaminen rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa
Ottaen huomioon käsittelyn luonteen Parmetra avustaa asiakasta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevien pyyntöjen täyttämisessä. Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan Parmetraan, Parmetra välittää pyynnön asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä eikä vastaa siihen itse asiasisällöltään.
9. Avustaminen 32–36 artiklan osalta
Parmetra avustaa asiakasta varmistamaan 32–36 artiklassa säädettyjen tietoturvaa, tietoturvaloukkauksesta ilmoittamista ja tietosuojaa koskevaa vaikutustenarviointia koskevien velvoitteiden noudattamisen ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja Parmetran saatavilla olevat tiedot. Ilmoitus tietoturvaloukkauksesta tehdään asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun Parmetra on tullut siitä tietoiseksi.
10. Poistaminen tai palauttaminen
Sopimuksen päättyessä asiakas voi viedä tietonsa tuotteen kautta. Parmetra poistaa tai palauttaa henkilöstötiedot 30 päivän kuluessa päättymisestä ja poistaa jäljelle jäävät varmuuskopiot vielä 90 päivän kuluessa, ellei unionin oikeus tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä.
11. Auditoinnit ja tiedonsaanti
Parmetra saattaa asiakkaan saataville tiedot, jotka ovat tarpeen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi, sekä sallii asiakkaan tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, mukaan lukien tarkastukset, ja osallistuu niihin. Auditointeja voidaan tehdä enintään kerran kahdentoista kuukauden jaksossa, ellei tietoturvaloukkaus tai valvontaviranomainen muuta edellytä, ne järjestetään kohtuullisella ennakkoilmoituksella ja niihin sovelletaan salassapitoa.
12. Kansainväliset tiedonsiirrot
Henkilöstötiedot säilytetään Euroopan unionissa. Jos alikäsittelijä on sijoittautunut ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot perustuvat EU:n vakiolausekkeisiin tai tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen alikäsittelijätaulukossa ilmoitetulla tavalla sekä siirtovaikutusten arvioinnin edellyttämiin täydentäviin suojatoimiin. Kunkin siirron osalta käytetty nimetty oikeushenkilö ilmoitetaan eritellyssä luettelossa, joka on saatavilla pyynnöstä yhteydenottolomakkeellamme.
13. Soveltamisjärjestys
Ristiriitatilanteessa tämä sopimus syrjäyttää käyttöehdot henkilötietojen käsittelyn osalta. Englanninkielinen teksti on todistusvoimainen versio.
Tämä asiakirja julkaistaan englanniksi, ja englanninkielinen versio on todistusvoimainen. Käännöksiä voidaan tarjota tiedoksi; ristiriitatilanteessa englanninkielinen teksti on ratkaiseva.
Tarvitsetteko tämän myös meidän allekirjoittamanamme tai teettekö toimittajan tietoturva-arviointia? Kirjoittakaa meille yhteydenottolomakkeellamme. Tietoryhmät ja näiden ehtojen taustalla olevat oikeudet on kuvattu asiakirjassa Tietosuojaseloste.