Tietosuojaseloste
Miten Parmetra kerää, käyttää ja suojaa henkilö- ja henkilöstötietoja. Tällä sivulla kuvataan, mitä todella teemme, mitä kukin alikäsittelijämme näkee ja missä, ja kuinka kauan kutakin tietoryhmää säilytetään.
1. Keitä olemme
Parmetra on palkka-avoimuuden vaatimustenmukaisuusalusta EU:n työnantajille. Rekisterinpitäjä on Parmetran ylläpitäjä, joka on tavoitettavissa alla olevalla yhteydenottolomakkeella. Tätä selostetta tai henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä käyttäkää yhteydenottolomakettamme. Täydelliset rekisteritietomme (rekisteröity nimi, yhtiömuoto, rekisteröity osoite, kaupparekisterinumero ja ALV-numero) toimitetaan maksutta ja syytä ilmoittamatta jokaiselle asiakkaalle tai rekisteröidylle, joka niitä pyytää: kirjoittakaa meille yhteydenottolomakkeellamme. Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa; kaikissa henkilötietoja koskevissa asioissa käyttäkää yhteydenottolomakettamme.
2. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä: kummassa roolissa toimimme
Olemme REKISTERINPITÄJÄ niiden tili- ja laskutustietojen osalta, jotka annatte meille suoraan: nimenne, työsähköpostinne, organisaationne ja laskutustietonne. Olemme HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ niiden henkilöstötietojen osalta, jotka järjestelmänvalvojanne tuovat palveluun: palkat, tehtäväluokat, sukupuoli ja kaikki niistä johdetut tiedot. Näiden tietojen osalta organisaationne on rekisterinpitäjä ja päättää, mitä kerätään ja miksi; me toimimme yksinomaan sen dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Jos olette Parmetran asiakkaan työntekijä, kohta 9 on kirjoitettu teitä varten.
3. Mitä tietoja keräämme
Rekisterinpitäjänä: tilitiedot (nimi, työsähköposti, organisaatio, rooli), tunnistautumisen metatiedot identiteettipalvelun tarjoajaltamme sekä maksupalveluntarjoajamme käsittelemät laskutustiedot. Henkilötietojen käsittelijänä, organisaationne ohjeen mukaisesti: työntekijöiden nimet ja työsähköpostit, palkka ja täydentävät palkanosat, työaika, tehtäväluokka ja arviointipisteet, sukupuoli, työsuhteen alkamispäivät ja palkkahistoria sekä niistä muodostetut palkkaeroraportit, työpaikkailmoitukset ja työntekijöiden tietopyynnöt.
4. Miksi käsittelemme tietoja ja millä oikeusperusteella
Rekisterinpitäjänä käsittelemme tilitietojanne kanssanne tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja omien vero- ja kirjanpitovelvoitteidemme täyttämiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Henkilötietojen käsittelijänä toimimme organisaationne ohjeiden mukaisesti; sen oikeusperuste henkilöstön palkkatietojen käsittelylle direktiivin (EU) 2023/970 noudattamiseksi on tavallisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta), ei oikeutettu etu eikä suostumus, sillä työntekijä ei voi antaa vapaaehtoista suostumusta työnantajansa lakisääteiseen raportointiin. Käytämme tietoja yksinomaan palvelun tuottamiseen. Emme myy henkilötietoja, emme luovuta niitä mainontaan emmekä käytä niitä tekoälymallien kouluttamiseen, emme omiemme emmekä kenenkään muun.
5. Erityiset henkilötietoryhmät
Sukupuolta käsitellään, koska direktiivi edellyttää palkkaeron raportointia sukupuolen mukaan; yksinään se ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettu erityinen henkilötietoryhmä. Parmetra ei kerää rotua tai etnistä alkuperää, terveyttä, ammattiliiton jäsenyyttä, uskontoa eikä mitään muuta 9 artiklan mukaista erityistä henkilötietoryhmää koskevia tietoja, ja sen risteävä analyysi käsittelee tarkoituksellisesti vain tietoja, jotka eivät kuulu erityisiin henkilötietoryhmiin. Älkää tuoko tuontityökaluilla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja: palvelua ei ole suunniteltu niiden säilyttämiseen, ja se veisi organisaationne rekisterinpitäjänä edellä kuvatun oikeusperusteen ulkopuolelle.
6. Automaattinen käsittely ja ihmisen tekemät päätökset
Palkkapäätöksen tarkistus vertaa ehdotettua palkkaa vertailukelpoiseen ryhmään ja palauttaa ohjeellisen riskisignaalin. Kyse on päätöksenteon TUESTA: se ei sellaisenaan tuota oikeusvaikutuksia eikä vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia, mitään ei sovelleta automaattisesti, ja jokaisen päätöksen tekee ja kirjaa ihminen organisaatiossanne. Tämä on tarkoituksellista, jotta yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artikla ei tule sovellettavaksi. Palkkaeron ja työn arvioinnin laskentamoottorit tekevät tilastollisia laskelmia toimittamistanne tiedoista; kyse ei ole yksilöiden profiloinnista.
7. Alikäsittelijät ja kansainväliset tiedonsiirrot
Käytämme alla lueteltuja alikäsittelijöitä, jotka on yksilöity kunkin hoitaman tehtävän mukaan. Jokainen niistä on sidottu kirjalliseen sopimukseen, joka asettaa samat tietosuojavelvoitteet kuin ne, jotka meillä on teitä kohtaan. Henkilöstötiedot säilytetään Euroopan unionissa. Jos alikäsittelijä on sijoittautunut ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot perustuvat EU:n vakiolausekkeisiin tai tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen kunkin kohdan mukaisesti. Jos esittämäänne vastalausetta ei saada ratkaistuksi, voitte irtisanoa kyseessä olevan palvelun.
| Tehtävä | Käyttötarkoitus | Sijainti | Tietoryhmät | Siirron peruste |
|---|---|---|---|---|
| Tietokannan isännöinti | Sovelluksen ensisijainen tietokanta: kaikki henkilöstö- ja organisaatiotiedot | Frankfurt, Saksa (EU) | Työntekijöiden nimet, työsähköpostit, palkat, tehtäväluokat, sukupuoli, tarkastuslokitiedot | Ei sovellu: tiedot pysyvät ETA-alueella |
| Sovelluksen isännöinti ja sisällönjakelu | Suorittaa sovellusta ja toimittaa sen selaimeenne | Frankfurtin alue (EU); palveluntarjoaja sijoittautunut Yhdysvaltoihin | Pyyntöjen metatiedot; sovelluksen tiedot siirron aikana | EU:n vakiolausekkeet |
| Tunnistautumispalvelun tarjoaja | Kirjautuminen, käyttäjätilit ja organisaation jäsenyys | Yhdysvallat | Tilinhaltijan nimi, työsähköposti, tunnistautumisen metatiedot, ei koskaan palkkatietoja | EU:n ja Yhdysvaltain tietosuojakehys |
| Maksupalveluntarjoaja | Tilauslaskutus, maksujen käsittely ja EU:n arvonlisäveron määritys | Irlanti (EU), jatkokäsittely Yhdysvalloissa | Laskutusyhteyshenkilö, laskutusosoite, ALV-numero, maksukorttitiedot (eivät päädy koskaan palvelimillemme). Ei henkilöstötietoja. | EU:n vakiolausekkeet / EU:n ja Yhdysvaltain tietosuojakehys |
| Virheiden ja suorituskyvyn seuranta | Käynnissä olevan sovelluksen vikojen selvittäminen | Saksa (EU): palveluntarjoajan EU-alueen vastaanottopiste | Vain läpinäkymättömät käyttäjä- ja organisaatiotunnisteet; sähköpostiosoitteet ja numeeriset arvot poistetaan ennen lähetystä | Ei sovellu: tiedot pysyvät ETA-alueella |
| Tapahtumasähköpostien lähetys | Tili-, muistutus- ja tietopyyntöilmoitusten lähettäminen | EU:n lähetysalue; palveluntarjoajan tilitiedot ja viestien metatiedot Yhdysvalloissa | Vastaanottajan nimi ja työsähköposti, viestin aihe ja toimitustila | EU:n vakiolausekkeet |
| Tekoälyavusteinen luonnostelu (valinnainen) | Laatii tehtävänimikkeen perusteella ehdotuksen pisteiksi kullekin työn vaativuuden arviointikriteerille. Aktiivinen vain, jos organisaatio on ottanut valinnaisen avustajan käyttöön; jokaisesta pistemäärästä päättää ihminen. | Yhdysvallat | Tehtävänimike sekä organisaation omat kriteerien nimet, kuvaukset ja pisteasteikot. Ei henkilöstötietoja, ei palkkoja, ei sukupuolta eikä mitään, mikä tunnistaisi organisaation. | EU:n vakiosopimuslausekkeet / EU:n ja Yhdysvaltain tietosuojakehys |
Yksilöimme tällä julkisella sivulla kunkin alikäsittelijän tehtävän emmekä nimen perusteella, koska eritelty luettelo palveluntarjoajistamme on kuvaus infrastruktuuristamme. Nimetty luettelo (oikeushenkilö, rekisteröintimaa ja niiden kanssa tekemämme sopimus) on osa tietojenkäsittelysopimuksen asiakirja-aineistoa, ja se toimitetaan kokonaisuudessaan ja maksutta jokaiselle asiakkaalle tai rekisteröidylle, joka sitä pyytää: kirjoittakaa meille yhteydenottolomakkeellamme. Ilmoitamme alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta vähintään 30 päivää etukäteen, ja voitte vastustaa sitä.
Seuraavat eivät ole alikäsittelijöitämme (ne ovat järjestelmiä, joita hallitsette itse ja joista ohjeistatte meitä lukemaan tietoja), mutta luettelemme ne avoimuuden vuoksi:
- Personio: HRIS-synkronointi, vain silloin kun järjestelmänvalvoja yhdistää oman Personio-ympäristönsä. Tunnukset sinetöidään AES-256-GCM:llä ennen tallennusta.
8. Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytysajat on esitetty tietoryhmittäin alla olevassa taulukossa. Poistamme tai palautamme henkilöstötiedot joka tapauksessa tilauksenne päättyessä. Teidän ei tarvitse pyytää sitä erikseen, mutta voitte pyytää sitä aiemmin.
| Tietoryhmä | Säilytysaika |
|---|---|
| Henkilöstötiedot (työntekijät, palkat, arvioinnit, tilannekuvat) | Tilauksen voimassaoloajan. Poistetaan tai palautetaan 30 päivän kuluessa päättymisestä; jäljelle jäävät varmuuskopiot poistetaan vielä 90 päivän kuluessa. |
| Tarkastuslokimerkinnät | Tilauksen voimassaoloajan, minkä jälkeen ne poistetaan organisaation mukana 30 päivän kuluessa päättymisestä. Vietävissä milloin tahansa: ne ovat teidän näyttöketjunne, joten viekää ne ennen tilin sulkemista. |
| Tili- ja tunnistautumistiedot | Tilauksen voimassaoloajan, poistetaan 30 päivän kuluessa päättymisestä. |
| Laskutustiedot ja laskut | Säilytetään päättymisen jälkeen niin kauan kuin vero- ja kirjanpitolainsäädäntö edellyttää, tyypillisesti 7–10 vuotta jäsenvaltiosta riippuen. |
| Virheseurannan tapahtumat | 90 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. |
9. Jos olette Parmetran asiakkaan työntekijä
Työnantajanne, ei Parmetra, päättää mitä tietoja teistä täällä säilytetään ja miksi; työnantajanne on rekisterinpitäjä, ja oikeuksianne käytetään ensisijaisesti sitä kohtaan. Säilytämme tietojanne vain sen pyytämien analyysien tekemiseksi ja vastataksemme palkkatietopyyntöihin, joita teillä on oikeus esittää direktiivin 7 artiklan nojalla. Jos otatte yhteyttä suoraan meihin, emme käsittele tietojanne itse. Välitämme pyyntönne työnantajallenne ilman aiheetonta viivytystä ja ilmoitamme teille tehneemme niin. Palkkaerolukunne raportoidaan aina koostettuina, ja pienet ryhmät jätetään näyttämättä, jotta yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa julkaistusta raportista.
10. Oikeutenne
Voitte pyytää pääsyä tietoihin, niiden oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen sekä vastustaa käsittelyä. Kun toimimme henkilötietojen käsittelijänä, välitämme pyynnön rekisterinpitäjälle ja avustamme sitä siihen vastaamisessa. Teillä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Meidän osaltamme se on sen jäsenvaltion valvontaviranomainen, johon olemme sijoittautuneet ja jonka yhteystiedot annamme pyynnöstä, ja voitte yhtä lailla tehdä valituksen asuin- tai työpaikkamaanne viranomaiselle.
11. Tietoturva
Tiedot salataan siirrossa ja levossa. Jokainen tietue on sidottu yhteen organisaatioon ja jokainen kysely suodattaa sen mukaan. Kolmansien osapuolten tunnukset, kuten HRIS-rajapinta-avaimet, sinetöidään lisäksi AES-256-GCM:llä ennen tallennusta. Virheiden seuranta poistaa sähköpostiosoitteet ja numeeriset arvot ennen kuin tapahtuma lähtee sovelluksesta, ja näytön tallennus on kokonaan poistettu käytöstä tuotannossa, jotta näytöllä olevat palkkatiedot eivät koskaan tallennu. Pääsy on eriytetty rooleittain järjestelmänvalvojien ja HR-vastaavien välillä, ja se pakotetaan palvelimella eikä käyttöliittymässä.
12. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset
Jos saamme tietoomme puolestanne käsittelemiämme tietoja koskevan henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ilmoitamme siitä organisaatiollenne ilman aiheetonta viivytystä ja annamme teille tiedot, joita tarvitsette tehdäksenne oman 33 artiklan mukaisen ilmoituksenne valvontaviranomaisellenne 72 tunnin kuluessa. Kun toimimme rekisterinpitäjänä, ilmoitamme itse toimivaltaiselle viranomaiselle ja, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisille henkilöille, ilmoitamme myös heille.
14. Muutokset tähän selosteeseen
Tämä seloste on versioitu päivämäärän mukaan; lukemanne versio on päivitetty viimeksi 2026-08-05. Ilmoitamme asiakkaille olennaisista muutoksista ennen niiden voimaantuloa. Englanninkielinen teksti on todistusvoimainen versio.
Tämä asiakirja julkaistaan englanniksi, ja englanninkielinen versio on todistusvoimainen. Käännöksiä voidaan tarjota tiedoksi; ristiriitatilanteessa englanninkielinen teksti on ratkaiseva.
Kysyttävää tästä selosteesta tai oikeuden käyttämisestä? Ottakaa yhteyttä yhteydenottolomakkeellamme. Käsittelijäehtomme on julkaistu kokonaisuudessaan asiakirjassa Tietojenkäsittelysopimus.