Umowa powierzenia przetwarzania danych
Nasze warunki powierzenia przetwarzania danych zgodne z art. 28 RODO, opublikowane w całości. Większość dostawców w tej branży wymaga podpisania umowy o zachowaniu poufności i odbycia rozmowy, zanim je pokaże. Najpierw przeczytaj, a potem zdecyduj, czy chcesz z nami rozmawiać.
1. Rola stron
Niniejsza umowa ma zastosowanie w przypadkach, w których Parmetra przetwarza dane osobowe w imieniu klienta. Klient jest administratorem, a Parmetra podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 RODO. Umowa stanowi część Regulaminu i podlega jego postanowieniom. Jeżeli klient sam jest podmiotem przetwarzającym na rzecz osoby trzeciej, Parmetra działa jako dalszy podmiot przetwarzający, a niniejsze warunki stosuje się odpowiednio.
2. Przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania
Parmetra przetwarza dane osobowe w celu świadczenia usług analizy luki płacowej ze względu na płeć, wartościowania stanowisk, jawności widełek płacowych oraz obsługi wniosków pracowników o informacje na podstawie dyrektywy (UE) 2023/970. Przetwarzanie trwa przez okres obowiązywania subskrypcji oraz przez następujące po nim okresy usuwania danych.
3. Kategorie osób, których dane dotyczą, oraz kategorie danych osobowych
Osoby, których dane dotyczą: pracownicy, osoby wykonujące pracę oraz kandydaci do pracy u klienta, a także jego własni użytkownicy administracyjni. Dane osobowe: imiona i nazwiska, służbowe adresy e-mail, wynagrodzenie i składniki uzupełniające, czas pracy i wymiar etatu (FTE), kategoria stanowiska i punktacja wartościowania, płeć, daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, historia wynagrodzeń oraz wnioski o informacje o wynagrodzeniu wraz z odpowiedziami na nie.
4. Przetwarzanie na udokumentowane polecenie
Parmetra przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, w tym w zakresie przekazywania danych do państw trzecich, chyba że obowiązek taki nakłada na nią prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego; w takim przypadku Parmetra informuje klienta przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo to nie zabrania takiego poinformowania. Regulamin, niniejsza umowa oraz korzystanie przez klienta z funkcji produktu stanowią całość udokumentowanych poleceń.
5. Poufność
Parmetra zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania poufności na odpowiedniej podstawie oraz by dostęp był ograniczony do osób, którym jest on niezbędny do świadczenia usługi.
6. Środki bezpieczeństwa (art. 32)
Szyfrowanie podczas przesyłania i w spoczynku; przypisanie danych do organizacji egzekwowane przy każdym zapytaniu; rozdział ról po stronie serwera; pieczętowanie poświadczeń zewnętrznych algorytmem AES-256-GCM; niezmienialny dziennik audytu zmian danych pracowników, raportów i ocen; automatyczne usuwanie danych osobowych ze zdarzeń monitorowania błędów; a także wyłączone nagrywanie ekranu w środowisku produkcyjnym. Środki te są weryfikowane wraz ze zmianami usługi i mogą być aktualizowane, pod warunkiem że poziom ochrony nie ulegnie obniżeniu.
7. Dalsze podmioty przetwarzające
Klient udziela ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających opisanych w polityce prywatności, która wskazuje każdy z nich poprzez pełnioną funkcję. Parmetra prowadzi wyszczególnioną listę wskazującą z nazwy podmiot prawny stojący za każdą funkcją i przekazuje ją klientowi w całości i bezpłatnie na żądanie zgłoszone przez nasz formularz kontaktowy; ta lista imienna stanowi część dokumentacji niniejszej umowy i to do niej odnosi się zgoda, o której mowa w niniejszej sekcji. Parmetra informuje o dodaniu lub zmianie dalszego podmiotu przetwarzającego z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient może wnieść sprzeciw z uzasadnionych przyczyn dotyczących ochrony danych; jeżeli sprzeciwu nie uda się rozstrzygnąć, klient może wypowiedzieć tę część usługi, której sprzeciw dotyczy, bez ponoszenia kar. Każdy dalszy podmiot przetwarzający jest związany obowiązkami w zakresie ochrony danych równoważnymi niniejszym, a Parmetra ponosi pełną odpowiedzialność za wywiązywanie się przez nie z tych obowiązków.
| Dostawca | Cel | Lokalizacja | Podstawa przekazywania |
|---|---|---|---|
| Hosting bazy danych | Podstawowa baza danych aplikacji: wszystkie rekordy pracownicze i dane organizacji | Frankfurt, Niemcy (UE) | Nie dotyczy: dane pozostają w EOG |
| Hosting aplikacji i dostarczanie treści | Uruchamia aplikację i udostępnia ją Twojej przeglądarce | Region Frankfurt (UE); dostawca z siedzibą w Stanach Zjednoczonych | Standardowe klauzule umowne UE |
| Dostawca uwierzytelniania | Logowanie, konta użytkowników i członkostwo w organizacji | Stany Zjednoczone | Ramy Ochrony Danych UE-USA |
| Dostawca usług płatniczych | Rozliczanie subskrypcji, obsługa płatności i ustalanie unijnego VAT | Irlandia (UE), z dalszym przetwarzaniem w Stanach Zjednoczonych | Standardowe klauzule umowne UE / Ramy Ochrony Danych UE-USA |
| Monitorowanie błędów i wydajności | Diagnozowanie usterek działającej aplikacji | Niemcy (UE): unijny punkt odbioru danych dostawcy | Nie dotyczy: dane pozostają w EOG |
| Dostarczanie transakcyjnej poczty e-mail | Wysyłanie powiadomień dotyczących konta, przypomnień i powiadomień o wnioskach o informacje | Unijny region wysyłki; dane konta u dostawcy oraz metadane wiadomości w Stanach Zjednoczonych | Standardowe klauzule umowne UE |
| Wsparcie SI przy przygotowywaniu szkiców (opcjonalnie) | Na podstawie nazwy stanowiska przygotowuje proponowaną ocenę dla każdego kryterium wartościowania stanowisk. Aktywne wyłącznie tam, gdzie organizacja włączyła opcjonalnego asystenta; o każdej ocenie decyduje człowiek. | Stany Zjednoczone | Standardowe klauzule umowne UE / Ramy ochrony danych UE–USA |
8. Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą
Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, Parmetra pomaga klientowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania przysługujących im praw. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, skontaktuje się z Parmetrą bezpośrednio, Parmetra bez zbędnej zwłoki przekazuje żądanie klientowi i sama nie udziela odpowiedzi merytorycznej.
9. Pomoc w zakresie art. 32-36
Parmetra pomaga klientowi wywiązywać się z obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych oraz oceny skutków dla ochrony danych, o których mowa w art. 32-36, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne jej informacje. Zawiadomienie klienta o naruszeniu następuje bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu przez Parmetrę.
10. Usunięcie lub zwrot danych
Po zakończeniu umowy klient może wyeksportować swoje dane za pośrednictwem produktu. Parmetra usuwa lub zwraca dane pracownicze w ciągu 30 dni od zakończenia umowy oraz usuwa szczątkowe kopie zapasowe w ciągu kolejnych 90 dni, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje dłuższe przechowywanie.
11. Audyty i informacje
Parmetra udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 oraz umożliwia klientowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Audyty ograniczone są do jednego w każdym okresie dwunastu miesięcy, chyba że naruszenie ochrony danych osobowych lub organ nadzorczy wymaga inaczej, są uzgadniane z odpowiednim wyprzedzeniem i objęte obowiązkiem zachowania poufności.
12. Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane pracownicze są przechowywane w Unii Europejskiej. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający ma siedzibę poza EOG, przekazywanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE albo decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zgodnie ze wskazaniem w tabeli dalszych podmiotów przetwarzających, wraz z wszelkimi środkami uzupełniającymi wymaganymi na podstawie oceny skutków przekazania. Podmiot wskazany z nazwy, na którym opiera się każde przekazanie, podany jest w wyszczególnionej liście udostępnianej na żądanie zgłoszone przez nasz formularz kontaktowy.
13. Kolejność pierwszeństwa
W razie sprzeczności niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem w zakresie przetwarzania danych osobowych. Wersją autentyczną jest tekst angielski.
Niniejszy dokument jest publikowany w języku angielskim i to wersja angielska jest wersją autentyczną. Tłumaczenia mogą być udostępniane dla wygody; w razie jakichkolwiek rozbieżności rozstrzygające znaczenie ma tekst angielski.
Potrzebujesz kontrasygnaty albo prowadzisz ocenę bezpieczeństwa dostawcy? Napisz do nas przez nasz formularz kontaktowy. Kategorie danych oraz prawa stojące za niniejszymi warunkami opisuje Polityka prywatności.